失敗しない複合機の選び方

複合機の導入を検討する際、どのような製品を選べばよいか悩んでしまうといった方は大勢いらっしゃいます。各メーカー、多種多様で複数の機種があるため、何を基準にそして何を優先して選択するのかを明確にしなければなりません。今回は失敗しない複合機の選び方をいくつかのポイントに分けてご紹介していきますが、まずはどんな選び方をすると失敗してしまうのか、その注意点を簡単に見ていくことにしましょう。

複合機選びで失敗してしまうよくあるパターンとは？

価格選定

１つめはリーズナブルな価格ということだけで選んで購入してしまうケースです。複合機の機能をよく確認せず、例えば印刷速度が遅すぎてしまい、それ以前よりも時間がかかりすぎ業務効率が悪くなってしまったといったこともよく起こり得るので注意しましょう。

計画

２つめは複合機利用に対する計画にミスが生じてしまうケースです。例えば長期のリース契約を結んだのにも関わらず途中で計画変更が生じ、解約しようとしても解約できず、余計に費用がかかり後悔した、といったこともよくある失敗です。

料金確認

３つめは保守料金の確認を怠ってしまうケースです。保守契約には後述するカウンター方式、キット方式、スポット方式がありますがよく確認せずに契約してしまい、費用が余計にかかってしまったといったことも失敗例としてよく挙がっています。

それでは、何に気をつけるべきなのか具体的に見ていくことにしましょう。

コピーなど現状の使い方を把握

複合機を導入する際は予算を確定することが大切ですが、前述の失敗例のように、価格だけで選んでしまっても、その機種が現状の業務に対応できるものでなければ意味がなくなってしまうので、まずは1日ないし月間でどの程度コピー機やプリンタ、FAX受信を行なっているのか計算し把握することから始めてみましょう。ここで注意しなければならないのは、繁忙期や月末月初、年度末など特定の時期だけ大量に印刷枚数が増える場合です。このような場合はその特定時期の使用枚数も考慮しながら毎月の印刷書類が何枚くらいなのか想定することが重要になります。

現状把握をもとに予算を策定しましょう

複合機の導入には初期費用とランニングコストが発生するため、現状の使用枚数や用途、必要な機能を考慮し、どのくらいなら支払いができるのかを想定しよく考えていきましょう。
まず、導入方法には新品機器購入の他、リースやレンタルの他、中古購入などもあります。一般的には短期使用ならレンタル、長期使用ならリースがおすすめと言われていますが、新品購入であれば自社資産となり、節税効果も大きいため、複合的な側面から判断するようにしましょう。そして、ランニングコストについてですが、一般的に複合機は数年間継続して使い続けることになります。そのため、上記に挙げたどの導入方法であっても、保守サービスを受けるための保守契約を結ばなければなりません。この保守サービスとは、日頃のメンテナンスや故障時の修理のことを指します。そして、保守サービスには次の３つの契約形態があるので比較してみましょう。

カウンター方式

まず１つ目はカウンター方式です。使用する印刷枚数によって保守料金は変わりますが、修理代金とトナー代金がこの料金に含まれていることが特徴です。

キット方式

次に２つ目はキット方式です。この方式はトナー交換やコピー用紙を購入したときにメンテナンスや修理代金をプラスして請求されるものです。

スポット方式

最後に３つ目がスポット方式です。これは例えばコピー用紙の購入やトナー交換、メンテナンスや修理が必要な際、それにかかる費用だけを支払うというものです。

コストだけでみればカウンター方式が比較的安くなっており最適ですが、印刷を頻繁に行なわないのであればキット方式やスポット方式がお得なので、これも複合機の現状の使用頻度等を把握しながら考えるようにするとよいでしょう。

最低限必要な機能とは何かを考える

基本的に複合機にはプリンター、スキャナ、FAX送受信といった機能が付いていますが、プリンターやスキャナがカラー印刷出力に対応したもの、あるいはモノクロのみなど、その機能は複合機の機種によっても異なります。他にも複合機には、例えば割り込みコピー、連続コピー、ADF機能、両面コピー、連続読み込みなど十分な機能を搭載した機種も販売されていますが、自社で本当に必要な機能には何があるのかをチェックし、選ぶべきものを判断するようにしましょう。必要のない機能がたくさん付いていても、価格が高額になるばかりでなく、使いこなすのが困難になってしまいます。

印刷物はどの程度の画質を求めるのか明確にする

複合機のインクはトナータイプ、顔料タイプ、染料タイプの３つがあります。高速印刷や文書・図面にはトナータイプで、多くの企業に人気があり主流となっているのはこのタイプです。再生紙や裏紙印刷なら顔料タイプ。品質が高く鮮やかな写真印刷なら染料タイプとそれぞれ目的によって選ぶべきものが変わるため要注意です。

いかがでしたでしょうか。このように複合機は何を基準とし、何を優先するかによってオススメのものが変わってくるため、購入を検討する際は現状把握と求めるべきものを明確にするようにしましょう。